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クリニックにおける悩み 7献立・発注業務に振り回されない為に

2016年07月31日 18時13分

氏名:岡本佳代
年齢:21歳
職歴:
短期大学卒業し、給食委託会社に入職。
200床の医療法人に配属され、献立、発注、食糧構成、在庫帳、食事伝票整理など給食管理業務に従事しながら、厨房業務にも従事している。
スタッフは医療法人直接雇用の管理栄養士1名に給食委託側は先輩管理栄養士(現場チーフ兼)1名、調理師サブチーフ1名、調理パート10名。
会社の新卒栄養士研修があり、月に1回事業部にて開催されている勉強会に参加させてもらっている。
その際、同期の栄養士達に会うことができるので、仕事の悩みや近況報告をしつつ励みに頑張っている。
 
悩み:
会社説明会で公休日は栄養士は土日を交代制で取れると聞いていたが、実際は配属される施設によって状況は様々だった。
同期の栄養士の話しを聞いても状況に格差があると感じる。自分が配属された医療法人ではパートスタッフが正社員より多く、休みはパートスタッフの希望が優先して通る為、社員は栄養士含めてパートスタッフの穴埋めをしなくてはならない状況。
土日の連休はおろか、日曜、祭日の休みは先輩管理栄養士以外月1回程度しか取れないうえに、公休曜日も様々で決まっておらずリズムが取りにくい。
また、現場(厨房)業務が入ると、その日は事務仕事が殆どできない。
勤務していても、厨房業務に従事する場合、発注や献立作成等の給食管理の書類は殆ど遂行できる時間がない為滞る。
先輩管理栄養士は現場チーフを兼務しており、給食管理の書類については殆ど行わない。
勤務表や係数表等給食委託会社の労務管理と、医療法人側との連絡調整業務に従事している。
 
その為時間がとれる時にまとめての献立作成や発注になる為在庫管理や調整に振り回され、ミスも増える。
 
例えば月曜日、木曜日、日曜日に発注業務をする時間がとれたとして、水曜日、土曜日が厨房業務、火曜日、金曜日が公休日の場合、月曜日に木曜日使用水曜日納品分、金曜日使用木曜日納品分、土曜日使用金曜日納品分をまとめて発注することになる。
次に発注ができる木曜日に日曜日と次の週の月曜日使用土曜日納品分、火曜日使用月曜日納品分の発注書を作成することとなる。
業者によって店休日が異なる場合この限りではない。
自分の休み、シフト、業者の店休日を把握しながら、在庫調整を行うことに頭が混乱してしまう。
気を付けていてもどこかでミスがあり、休みの日に「○○が発注されていなくて、物がない」という呼び出しの電話がスタッフからかかってくることもしばしば。
 
解決法:
発注業務は業者の休みに合わせて月~金にできると一番スムーズですが、土日が必ずしも休みではないうえに、厨房業務に入ると終日事務室で作業はできません。
厨房業務の日は給食管理業務は一切できないことから、自分の中では「現場の日=公休日」と認識して、発注を行っています。
まず業者毎の営業日、店休日一覧を作成しました。
また、日々の発注、納品、使用日をカレンダーに書き込み、その日に行う発注が一目瞭然になるようスケジュール管理しました。
当然献立表がないと発注もできないので、カレンダーには何日分までの献立を何日までに仕上げるということを書き込むようにしていました。
自分の公休日と厨房業務の日に行う予定の発注分を、事務業務ができる日に前倒しするということで、ミスがないように気を付けました。この方法で殆ど発注のかけ忘れはなくなりました。
 
配属先によってシフトの組み方や条件が異なることについては、委託会社に相談しましたが、改善にはつながりませんでした。委託会社の宿命のようなものみたいです。
 
私の施設では先輩管理栄養士が現場チーフも兼務していることから、給食管理の書類は自分1人が担っている状況ですが、同期の栄養士で先輩栄養士と一緒に書類作成できる施設では、月交代で担当者を決めているようです。
現場業務をこなしながら栄養士業務もということがないようにしてもらうことになったとのことで、発注業務がスムーズに行われるようになったようです。
現場スタッフが急に休んだり、退職するといった非常事態には、栄養士は現場要員として駆り出される為、献立作成や発注出庫表の作成は必ず余裕をもって前倒しでこなしておくことも必須です。
当然休み前には発注した材料がきちんと納品されているか確認してから退社するようにもなりました。
二つの業務を兼務する際はスケジュール管理がとても大切だと学びました。