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クリニックにおける悩み 8委託管理に四苦八苦

2016年08月17日 18時14分

氏名:中井加奈
年齢:28歳
職歴:
大学卒業後、120床の医療法人に入職。病院雇用の栄養士は自分1人で他のスタッフは給食委託会社から配属されている。
委託会社は現場チーフを兼務している管理栄養士1名、栄養士1名、調理師2名、調理パートスタッフ6名。
主な業務は外来の生活習慣病栄養指導、急性期病棟のNST業務、各種委員会活動。
昨年主任栄養士として任用され、給食管理書類チェック始めとする委託業務管理や契約更新に関する打合せの立ち合いも行うこととなった。
 
悩み:
今まで栄養士としての業務にのみ従事していたが、主任栄養士に任用されてからは、管理業務が急激に増加。
年度末の委託契約更新前には、全ての業務の見直しや、契約内容、契約金額等の確認の一部を担うこととなり、本来行わなくてはならない栄養士業務が滞りがちであり、持ち帰り業務も少しずつ増えてきている。
 
今まで給食管理業務(予定実施献立、発注、在庫帳、食糧構成等)は委託側の栄養士に任せていたため、献立てなど給食管理に関する業務は入職してから一度も作成したことがない。学校で学んだ基礎知識のみで実践での経験はない。
書類チェック業務を行うことになり献立表に関しては委託側から1か月分まとめて提出してもらっているが、チェックをするのにも半月程度時間を要している。
また、指摘事項や提案した要望が委託側からすると非現実的だったり、かなり困難な内容だったりすると、不満そうな様子が伺えたり場合によっては反感を得ることも。
委託管理業務を行うことになり、少しずつ委託会社のスタッフとの確執のようなものが生じてきたように感じる。
給食委託管理を行うには、やはり現場を全て把握しておかないと難しいと感じ、少しでも厨房内など現場の状況を把握したく、厨房業務に入る為自身の通常業務の調整を行うと、法人側から何のために委託化しているか分からないと指摘、注意を受ける。
 
改善策:
日々の自身に与えられた業務をこなしながら、委託業務も把握しつつ管理することはかなり時間も労力も要します。
時間はいくらあっても足りない位です。
給食管理業務や書類についての学び直しは当然再度行いましたが、それに留まると教科書的な指導になって委託側のスタッフから反発が強いので、栄養部門全体の職場会議を月1回、と現場チーフの監理栄養士、栄養士、正社員の調理師2名と病院側の栄養士の5名によるミーティングを月1回行うこととしました。
日中行うと、委託側のスタッフが厨房を抜けることが難しく開催できないことが多かった為、遅番が終わるまで待ってから行いました。
基本的にはミーティングで現場からの要望や不満、考え、業務の問題点を挙げていってもらうことと、自分からの提案や依頼を検討し、そこで決定したものを経緯もふまえて全体での職場会議で報告するという流れにしていました。
自分から要望を出すときは、なぜそれをやってもらわないといけないのかを理論的に説明できるよう、場合によっては資料も準備し、理解をしてもらえるように努力しました。
また、会議に参加できないスタッフもいるので、会議の議事録を交代制で記録し、欠席者にもその流れに決まった(変わった)経緯も含めて理解、納得できるようにしていきました。
こちらからの一方通行の指導、管理を行っていた頃と比較し、随分スムーズにことが運ぶようになってきました。
会議やミーティングが定着し、もっとみんなが自由に発言したり、委託側から逆に提案が出るようになってくるとよりよい関係が築けるうえに、自分自身も委託業務の流れや理解を深めることができるようになりそうだと、日々手ごたえを感じています。
これが給食委託管理の基本ではないかと思っています。